Czy 26 iNET Meeting będzie bezpieczny?
Szanowni Państwo, bezpieczeństwo naszych pracowników, partnerów i klientów to w tym momencie rzecz najważniejsza. Nie wyobrażamy sobie organizacji konferencji w warunkach, które narażałyby nasze zdrowie, dlatego stosujemy się do szeregu zaleceń i obostrzeń przygotowanych przez Ministerstwo Rozwoju i Stacje Sanitarno-Epidemiologiczne.
Trudna sytuacja związana z Pandemią zmusiła nas wszystkich do pewnych ograniczeń. Decyzja o przesunięciu naszego wydarzenia na wrzesień była konieczna, nie tylko ze względu na obostrzenia rządu, ale przede wszystkim z troski o bezpieczeństwo nas wszystkich.
Podczas organizacji eventu wzięliśmy pod uwagę możliwości hotelu związane z kompleksowym wdrożeniem działań zapobiegających COVID-19. Głównym kryterium był wybór odpowiedniego hotelu, w którym uda się zachować odstępy między poszczególnymi uczestnikami min 2,5 mkw oraz który pomieści wszystkich uczestników w jednym miejscu bez potrzeby przemieszczania się w ciasnych busach kursujących między hotelami. Pozwoli to na większą kontrolę uczestników oraz zachowanie bezpiecznej odległości między nimi.
Cel wdrażanych procedur:
- Zwiększenie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia dla wszystkich uczestników wydarzenia oraz pracowników / dostawców obsługujących dane wydarzenie.
- Ograniczenie liczby kontaktów w miejscu wydarzenia, w danym przedziale czasowym, w ramach zabezpieczenia przed ryzykiem zakażenia koronawirusem.
- Opracowanie w sposób kompleksowy zestawu procedur bezpieczeństwa dot. COVID-19 do wykorzystania w całym łańcuchu dostaw i operacji związanych z wydarzeniem
- Kompleksowe działanie dostosowane do aktualnej sytuacji epidemiologicznej i obowiązujących przepisów prawa.
Zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu realizacji wydarzenia/spotkania:
- Dostosowanie liczby uczestników do obowiązujących przepisów tj. przebywanie nie więcej niż 1 osoby na 2,5 m2 powierzchni dostępnej dla uczestników, z wyłączeniem obsługi.
- Bezwzględne przestrzeganie ograniczeń i kontrola liczby osób przebywających na terenie wydarzenia.
- Układ przestrzenny (tzw. set-up, tj. m.in. ustawienie krzeseł, stołów, sceny etc.) wydarzenia zorganizowany w sposób zapewniający zwiększenie fizycznej odległości między uczestnikami spotkania / wydarzenia min. 1,5 metra.
- Zapewnienie w miejscu realizacji wydarzenia odpowiednią liczbę dozowników z płynem do dezynfekcji rąk dostępnych dla uczestników wydarzenia, a w szczególności przy wejściach na teren spotkania, w obszarze recepcji, przy wejściu do wind, punktów gastronomicznych oraz przy wejściu/wyjściu z toalet.
- Regularne czyszczenie powierzchni wspólnych, z którymi stykają się uczestnicy wydarzenia, takich jak: toalety, windy, klamki, poręcze, blaty, oparcia krzeseł, włączniki świateł, przyciski, uchwyty itp.
- Utrzymywanie w pomieszczeniach dobrej wentylacji.
- Zorganizowanie stref wejścia / wyjścia na teren realizacji wydarzenia. W widocznym miejscu przed wejściem na teren wydarzenia będzie umieszczona instrukcja dot. mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki, a przy dozownikach z płynem do dezynfekcji – instrukcja prawidłowej dezynfekcji rąk.
- Oczekiwanie w kolejce do wejścia na teren spotkania umożliwi min. 1,5-metrową odległość między uczestnikami wydarzenia. W ramach możliwości zapewnimy bezdotykowe wejścia na teren wydarzenia (np. otwarte na stałe i zablokowane drzwi).
- Zmniejszenie maksymalnej liczby osób, mogących jednocześnie przebywać́ w windzie (maksymalna dopuszczalna liczba osób podzielona przez 3, z wyłączeniem rodzin), zaleca się, by z wind korzystały osoby, które mają trudności w przemieszczaniu się pomiędzy kondygnacjami.
- Ograniczenie czasu przebywania na terenie recepcji do minimum. Wcześniejsza rejestracja online i maksymalnie ograniczenie czynności operacyjnych przez pracowników recepcji wydarzenia.
- Dezynfekowanie powierzchni lady recepcyjnej w punkcie obsługi nie rzadziej niż co godzinę̨.
- Wszystkie czynności obsługi recepcji wobec uczestników wydarzenia realizowane będą w sposób bezdotykowy.
- Serwowanie posiłków oraz napojów bezpośrednio przez obsługę (rezygnacja z tzw. bufetów).
- Uczestnicy wydarzenia będą spożywać posiłki na terenie spotkania przy zachowaniu odpowiedniej odległości (min. 1,5 m dystansu pomiędzy siedziskami / stołami / stolikami koktajlowymi).
- Zapewnienie płynnego mydła, płynu do dezynfekcji rąk oraz ręczników jednorazowych w toaletach.
- Zakaz używania suszarek do rąk.
- Zastosowanie oznaczenia na podłodze przypominające o zasadzie 1,5 metrowym odstępie pomiędzy osobami oczekującymi na skorzystanie z ogólnodostępnych toalet.
- Zwiększona częstotliwość sprzątania i dezynfekcji ogólnodostępnych toalet.
- Dezynfekcja elementów sprzętowych udostępnianych uczestnikom wydarzenia (np. krzesło, stolik, flipchart itp.) po każdym spotkaniu.
- Wyznaczenie i przygotowanie (m.in. wyposażonego w środki ochrony indywidualnej i płyn dezynfekujący) pomieszczenia lub pokoju, w którym będzie można czasowo odizolować osobę w przypadku pojawienia się objawów chorobowych.
- Przygotowanie i umieszczenie w łatwo dostępnym miejscu potrzebnych numerów telefonów do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej oraz służb medycznych.
Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom / pracownikom / dostawcom wydarzenia:
- Zapewnienie przez organizatora niezbędnych danych osobowych i kontaktowych wszystkich uczestników wydarzenia, za ich zgodą, na wypadek stwierdzenia u któregoś́ z uczestników lub pracowników wydarzenia zakażenia koronawirusem.
- Poinformowanie uczestników wydarzenia zarówno przed wydarzeniem (np. drogą cyfrową) oraz przy samym jego rozpoczęciu o zastosowanych procedurach dot. przeciwdziałaniu zarażeniu koronawirusem.
- Uczestnik wydarzenia w przypadku wystąpienia niepokojących objawów w dniu spotkania nie powinien na nie przychodzić, powinien pozostać w domu, postępować zgodnie z zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego / Ministerstwa Zdrowia i skontaktować się niezwłocznie z lekarzem lub powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną, oddziałem zakaźnym, a w razie pogorszenia się stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować o swoich objawach.
- Potencjalny pomiar temperatury u uczestników / pracowników obsługi / dostawców wydarzenia / spotkania za ich zgodą przez obsługę̨ hotelową za pomocą bezdotykowego termometru lub kamer termowizyjnych.
- Obowiązkowe stosowanie przez uczestników / pracowników obsługi / dostawców wydarzenia środków ochrony osobistej - maseczek / przyłbic i jednorazowych rękawiczek.
- Obowiązkowa dezynfekcja dłoni przez uczestników / pracowników obsługi / dostawców wydarzenia przed wejściem na teren wydarzenia.
- Obowiązkowe szkolenie pracowników obsługi / dostawców w zakresie zastosowanych procedur przeciwdziałania COVID - 19 zastosowanych przy organizacji wydarzenia, szczególnie, uwzględniające bezdotykową obsługę uczestników wydarzenia.
- Zapewnienie przez organizatora wydarzenia w miejscu realizacji wydarzenia odpowiedniej ilości środków ochrony osobistej w przypadku braku ich posiadania przez uczestników / pracowników obsługi / dostawców danego wydarzenia.
- Ograniczenie ilości personelu obsługi wydarzenia do niezbędnego minimum.
- Zwiększenie fizycznych odległości między pracownikami i zachowanie bezpieczeństwa pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
- Ograniczenie korzystania przez pracowników obsługi wydarzenia z przestrzeni wspólnych, w tym: zmniejszenie liczby pracowników korzystających ze wspólnych obszarów w danym czasie (np. przez rozłożenie przerw na posiłki).
- Przed rozpoczęciem wydarzenia obowiązkowo należy umyć ręce wodą z mydłem.
- Uczestnik powinien regularnie często i dokładnie myć ręce wodą z mydłem zgodnie z instrukcją znajdującą się przy umywalce i dezynfekować osuszone dłonie środkiem na bazie alkoholu (min. 60%).
- Podczas kaszlu i kichania uczestnik ma obowiązek zakryć usta i nos zgiętym łokciem lub chusteczką oraz jak najszybciej wyrzucić chusteczkę do zamkniętego kosza i umyć ręce.
- Uczestnik powinien starać się nie dotykać dłońmi okolic twarzy, zwłaszcza ust, nosa i oczu.
- Organizator oraz obsługa hotelowa dokłada wszelkich starań, aby stanowiska pracy były czyste i higieniczne, szczególnie po zakończonym dniu pracy. Dezynfekcja powierzchni dotykowych jak słuchawka telefonu, klawiatura i myszka, włączniki świateł czy biurka.
- Uruchomienie alarmowego numeru telefonu organizatora, dostępnego w czasie wydarzenia. Oznakowanie w widocznych miejscach informacji o tym numerze i zasadach korzystania.
Komunikacja z gośćmi:
- Podejmowanie wzmożonych akcji informacyjnych dotyczących zasad bezpieczeństwa obowiązujących uczestników wydarzenia na terenach konferencyjnych
- Komunikowanie (przez system dźwiękowy lub systemy audiowizualne) o ograniczeniach liczby osób mogących przebywać jednocześnie na terenach konferencyjnych, zachowania odległości między kolejnymi osobami, obowiązku unikania skupisk ludzi oraz przestrzegania zasad higieny.
- Zamieszczenie w widocznych miejscach materiałów edukacyjnych (w postaci plakatów, plansz na ekranach czy filmów instruktażowych) na temat higieny rąk i zachowania podczas kichania lub kaszlu (toalety, punkty obsługi klienta, strefy wejściowe) oraz utrzymywania odpowiedniego dystansu z innymi ludźmi i unikania uścisków dłoni.
- Uruchomienie alarmowego numeru telefonu, dostępnego w czasie wydarzeń targowych, oznakowanie w widocznych miejscach informacji o tym numerze i zasadach korzystania.
Stoiska wystawiennicze i strefy dla gości:
- Dostosowanie liczby dostępnych miejsc siedzących na terenach targowych poprzez wprowadzenie specjalnych rozwiązań umożliwiających zachowanie odległości przynajmniej 1,5 metra zgodnie z aktualnie obowiązującymi zasadami bezpieczeństwa.
- W trakcie montażu i demontażu stoisk zachowanie zasad bezpieczeństwa obowiązujących dla firm zabudowujących i dostawców zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami i zaleceniami GIS.
- Zobowiązanie Wystawców do zapewnienia na stoiskach stosownych środków ochrony osobistej dla personelu oraz środków dezynfekujących.
- Wydanie zaleceń wystawcom, aby w miarę możliwości materiały dla gości targowych były dostępne dla każdego gościa indywidualnie, bez wspólnych egzemplarzy.
.png)